В соцсетях сейчас тренд на честность, потому многие откровенно признаются: «Нет, я не идеальна, что-то не успеваю, что-то забываю, где-то прошу помощи». Такая тенденция - как глоток свежего воздуха, слишком уж мы устали тянуться за мнимым совершенством. Однако упорядочить дела, чтобы хватало сил и на карьеру, и на семью, и на хобби, все-таки можно и нужно. Как это организовать проще всего? Узнали у эксперта.
Небольшая предыстория. Первое, что мне пришло в голову, когда я начала зашиваться в куче дел, - изучить тайм-менеджмент. Я скупила почти все самые популярные книги на эту тему (и уже потом обратила внимание на то, что они все написаны мужчинами) и начала пытаться применить новые знания. Методично расписывала время выполнения для каждой задачи. А потом что-то всегда шло не так: возникали форс-мажоры, четкий план на день сбивался, дедлайны горели, я злилась, выливала обиду на первого попадавшегося под руку (обычно на мужа). Проходило несколько недель, я покупала новый красивый ежедневник, пробовала снова, и история повторялась. Настал момент, когда я решила, что со мной что-то не так, и поставила на себе клеймо: «Эффективное управление временем - это не про меня». Думаю, многим из вас знакомы эти мысли.
Но сейчас, оборачиваясь на тот путь, я понимаю, что всему этому есть одна причина: женский тайм-менеджмент принципиально отличается от мужского.
Поскольку, как я уже сказала выше, у нас больше ролей и сфер жизни, в которых мы обычно хотим преуспеть, мы более спонтанны, нам обычно важен процесс, а не только цель. Поэтому, если у вас не получается строго вести ежедневник, не расстраивайтесь, для вас, как и для меня, не все потеряно.
Методом проб и ошибок за четыре года я сформировала список правил, которые сделали мое планирование более органичным, гибким, но при этом системным. Стабильно веду график я уже более года.
Что я делаю:
• в первую очередь планирую свои личные дела (спорт, массаж, утренние рутины, отпуск и т.д.). Если вы не выделите на них время сразу же, поверьте, потом в вашем графике не останется места на себя! Это самые важные дела. Я стараюсь не сдвигать их почти никогда. Нельзя ставить себя не в приоритет, иначе, как бы вы ни любили свою работу, со временем она перестанет вам приносить удовольствие;
• учитываю свой цикл и дни, когда я более активна или мне нужно больше отдыха. Это тоже очень важно. Лучше учесть это заранее, чем потом сдвигать дела (а вам наверняка придется это делать из-за плохого самочувствия или настроения);
• большие сложные дела ставлю на ту часть суток, когда у меня много энергии (для меня это первая половина дня);
• не ставлю дела слишком плотно, когда одна задача плавно переходит в следующую. Оставляю временные зазоры на передышки и внеплановые дела. Тогда форс-мажоры, вроде задержки в очереди в магазине или пробки, не рушат все расписание. Я ненавижу опаздывать, а поскольку сейчас много задач связаны с общением с людьми, мне критически важно начать встречу вовремя. Такие зазоры меня частенько спасают;
• стараюсь объективно рассчитать время на выполнение задачи. Первое время я постоянно себя переоценивала и задачу, на которую был запланирован час, еле успевала сделать за два. Со временем я научилась не врать себе. Если вы видите, что стабильно планируете на задачу меньше времени, чем тратите по факту, подумайте, вы переоцениваете себя. Начните добавлять полчаса сверху того, что вам кажется достаточным. Возможно, вы жуткий перфекционист и выбираете картинку для слайда в презентации полчаса? Тогда начинайте себя тормозить в такой ситуации, обозначьте себе допустимое время на поиск одной фотографии.
Самое важное! Если все пошло к черту - например, ребенок простудился и его не взяли в сад, я стараюсь не злиться и не ругать себя. Спокойно и хладнокровно смотрю на свое расписание и разбрасываю дела по другим дням. Или меняю что-то местами. Например, могу перенести большую сложную задачу, но сделать сегодня что-то мелкое, что планировала на завтра. Главное помните: такие моменты в вашей жизни тоже будут. К сожалению, чем больше сфер жизни, в которых вы пытаетесь преуспеть, тем больше форс-мажоров. Если в вашем календаре есть безумно важное дело, которое никак нельзя сдвинуть, подстрахуйтесь в других сферах жизни. Например, если ваша няня не очень надежная и часто болеет, заранее найдите человека, который при необходимости сможет посидеть с ребенком в этот день.
Каким приложением или ежедневником пользоваться, решать вам. Попробуйте разные варианты и найдите то, что удобно. Важно, чтобы ваш планер был всегда под рукой. Я использую обычный календарь и заметки в айфоне.
Что насчет работы из дома?
Моя подруга в связи с пандемией перешла на удаленную работу и через месяц взвыла. Мы попробовали перестроить ее работу так, как это делаю я, и теперь она не хочет возвращаться в офис. Возможно, эти советы пригодятся и вам:
• утром обязательно приведите себя в порядок: причешитесь, сделайте массаж лица, наденьте комфортные, но красивые вещи. Сделайте то, что вас порадует: легкий макияж, капля духов. Представьте, что вы собираетесь в офис. Во-первых, это помогает собраться, бодрит, во-вторых, поднимает настроение;
• выделите себе рабочее место дома. Оно должно ассоциироваться с продуктивной деятельностью. Не кровать и не диван. Это должно быть сидячее место. Поверьте, вы будете делать все намного быстрее, сидя за столом;
• запланируйте рабочие интервалы в 1-2 часа (в зависимости от того, сколько вы можете работать без потери концентрации) и перерывы по 15-60 минут. Обязательно. В перерыве переключайтесь на другую активность (можно позаниматься спортом, погулять, сделать домашние дела, пообедать и т.д.);
• попробуйте сгруппировать дела по контексту (например, если у вас проектная работа, первые два часа вы можете делать все дела по проекту А, а второй рабочий интервал будет посвящен проекту Б. Или в первом интервале вы можете делать основную задачу дня, а во втором интервале мелкие дела);
• не отвлекайтесь. Уберите телефон, выключите телевизор, постарайтесь не говорить с близкими в эти моменты. Тогда у вас останется время на личную жизнь, детей, развлечения и прочее;
• составьте себе график. Да, даже если вы работаете из дома. Я стараюсь укладываться в следующие интервалы: с 09.30 до 11.00, с 11.15 до 13.45 и с 15.30 до 17.00. Конечно, у меня не всегда получается, бывают форс-мажоры, но для меня табу - работать целый день, не вставая. Я знаю, что после недели в таком ритме меня накроет жесткое выгорание и отсутствие желания делать что-либо.
А теперь раскрываю главный секрет: как успеть все?
Мне бы, конечно, хотелось иметь маховик времени, как у Гермионы Грейнджер, но, к сожалению, пока в нашем мире его не придумали. Так что тут работает истина, которая когда-то перевернула мой мир.
Прочтите еще раз. И подумайте. Сколько бы не было у нас времени, всегда найдется еще дело, и еще одно, и еще. И много классных фильмов, книг, возможностей…
Вопрос в том, что важно для вас? Если мне важно проводить каждый день время с дочкой (не так, что одним глазом я в телефоне, а другим как бы с ней, а полноценно), то другие, менее важные вещи подождут. Я всегда успеваю все, что для меня важно.
Так что, если вы уже пару месяцев говорите подруге, что очень хотели бы ходить с ней на фитнес, но совсем не успеваете, пора себе признаться: это просто не ваш приоритет.
И еще секрет, как успевать существенно больше: делегируйте. Не бойтесь просить помощи у близких, если она вам нужна. Наймите клининг, если вы уйму времени тратите на уборку и вам это не в кайф. И не ждите, пока вы начнете зарабатывать больше, обычно это работает наоборот. Вы сначала нанимайте клининг, хотя это кажется глупой затеей, освобождаете время, которое можно потратить на любимую работу, и начинаете зарабатывать больше!
Так что прямо сейчас составьте список всех рутинных задач, которые вы делаете без удовольствия, и решите, кого вам нужно нанять. Няню? Личного ассистента? Или водителя для детей, потому что вы три часа в день стоите в пробках? Глядишь, и на фитнес время появится.