Где-то там живут люди, которые все успевают. Они вычеркивают задачки из списка, заканчивают дела раньше всех и наслаждаются свободным временем. Как этого достичь? Магия, колдовство, заговор? Нет, всего лишь правильный подход к организации — и только.
Плохая новость: идеальных рецептов продуктивности не существует. Нужно самому искать то, что вам подходит. Хорошая новость: таких рецептов много, и они работают. Максим Дорофеев, прокрастинатолог и специалист по продуктивности, написал аж две книги с практическими советами. А его игра , созданная в партнерстве с Яндекс.Практикой, стала бестселлером.
С разрешения издательства публикуем несколько работающих советов из книг Максима Дорофеева, которые помогут начать все успевать.
Установите время для отвлечений
Всем, кто работает в офисе, знакома ситуация: только сели работать - и бац! - пожаловал коллега, чтобы обсудить проект. Вы заняты, вы делаете свою работу и знаете, что если начать говорить о проекте, это займет полчаса, а то и больше. Стоп! Время — слишком ценный ресурс. Пора ставить рамки.
Итак, если вас пытаются отвлечь, сразу же проговаривайте, на сколько вы сможете отвлечься. Например: «Давай обсудим, но через 10 минут я собираюсь на совещание» или «Да, давай поговорим, но через 5 минут я должен позвонить клиенту».
Экономьте мыслетопливо
Помимо времени существует еще один ценный ресурс — мыслетопливо. Иногда его еще называют энергией, вниманием и способностью принимать решения. Речь об одном: мыслетопливо — это то, что помогает нам думать. Мы беззаботно тратим его, забывая, то запас ограничен. Как же предотвратить утечку мыслетоплива?
- Составляйте и регулярно просматривайте списки дел. Да, вам кажется, что вы и так все помните: зачем записывать, к примеру, прием к стоматологу? Но когда вы не фиксируете задачу на бумаге, она то и дело возникает в голове: «Не забудь, тебе еще к стоматологу в 18.00!» В итоге вы направляете энергию на то, чтобы удержать все дела в голове, и зря расходуете ресурс.
- Отключайте уведомления. Пришло письмо — вы отвлеклись, замигало сообщение — вы отвлеклись, запищала СМС — вы отвлеклись. Все эти, казалось бы, мелочи ежесекундно тратят наше драгоценное мыслетопливо. Хватит откликаться. Оставьте минимум уведомлений: пусть это будет, например, календарь встреч, рабочий мессенджер и СМС от банка. Остальные события могут подождать перерыва или конца рабочего дня.
- Спите! Банально, конечно, но что поделать? Сон — важный фактор, который превращает вас в машину продуктивности. При дефиците сна вам становится сложнее концентрироваться и приходится тратить больше мыслетоплива, чтобы сосредоточиться. Помните: нормальный сон для большинства людей — 8-9 часов.
- Следите, чтобы задачи не копились. Отложенные задачи — это проблемы, которые занимают наше внимание. Распределяйте их. Не копите. Не оставляйте на потом. Выделяйте окошки на то, чтобы вовремя отдавать долги, сходить на почту и починить кран.
Делайте одно дело за раз
Многозадачность — это плохо. Раньше ее все любили, но в процессе поняли: на переключения между делами тратится так много ресурсов, что страдает и скорость, и качество. Так что не разрешайте себе жонглировать задачами.
Ставьте таймер
Работайте в несколько коротких заходов, а не сидите весь день за ноутбуком, отвлекаясь на мессенджеры и соцсети. Понимаем, что сложно. Как можно помочь себе? Ставьте таймер на телефоне: прикиньте, сколько времени займет у вас эта задача, и разделите его на несколько подходов. Еще помогают приложения. Например, в приложении Forest вы устанавливаете таймер на 40 минут, а на экране телефона начинает расти дерево. Как только вы сворачиваете приложение, чтобы прочитать СМС или заглянуть в Инстаграм, то дерево погибает. Жестоко, но эффективно: никто не хочет убивать дерево. Все мечтают вырастить лес — лес выполненных дел.
Отвлекайтесь правильно
Если отвлечься все-таки надо, чтобы найти интересную идею или передохнуть, делайте это правильно. Не стремитесь открыть соцсеть или зависнуть в Тик Токе. Лучше откройте какой-нибудь пейзаж — он поможет быстро восстановить силы.
Тренируйте продалбывалку
Сейчас объясним. Иногда делать задачу так не хочется, что мы пытаемся занять себя другими делами. Мы говорим себе: «Сейчас вот сделаю парочку мелких дел и все». Плохая идея, которая, к тому же, часто удлиняет рабочий день.
Лучше тренируйте продалбывалку: не хватайтесь за срочные мелочи — возьмите несрочную, но важную задачу. Ту, до которой никак не доходят руки. Ту, которую полезно будет сделать. Да, раз вы никак не хотите браться за какое-то дело, не распыляйте свои силы на безделицу. Делайте важное.
Еще про мелкие дела
Способов работы с мелкими делами много — это боль многих людей. Тут важно выбрать то, что вам по душе. Многие люди, например, используют правило двух минут: говорят, что если задача занимает меньше двух минут, лучше сделать ее сразу. Но вот беда: часто мы не видим вещи в настоящем свете. И две минуты превращаются в 20, а потом и в 40.
Что делать? Попробуйте использовать так называемую «Дозу мелкой фигни». Вносите мелкие задачи в отдельный список и каждый день (или раз в неделю) выделяйте 20 минут на их решение.
Еще хорошо работает метод «Делать задачи только из списка»: записали задачу, посмотреть свой план на день, подумали — так ли это важно? Если дело действительно «горящее», взялись за него. Если нет — отложили на потом.